ミーティング地獄から抜け出す「10点満点ミーティング」
みなさんこんにちは！
EOSインプリメンターのコーチ カールです。
今回は、経営者を悩ませる「ミーティング」についてです。
ミーティングは大切です。
でも、そのせいで本来の仕事が進まなくなっていませんか？
実は、正しいミーティングには「方法」があります。
今回は、その方法をご紹介しましょう。
使うのは、EOSの「10点満点ミーティング」です。
この技術を身につければ、ミーティングは減り、会社は前に進みます。
「ミーティング地獄」から逃れる方法
こんな経験、ありませんか？
- ミーティングが多すぎる！
- ミーティングに時間を取られすぎる！
- なのに、何も決まらない！
これが、いわゆる「ミーティング地獄」です。
ミーティングが終わったと思ったら、次のミーティング。
それが終わったら、また別のミーティング。
延々と繰り返される……。
本当に大変ですよね。
忙しい経営者ならなおさらです。
でも、それでどうして良い仕事ができるでしょうか。
逃れる方法は……あります！
大切なのは、ミーティングの技術を身につけることです。
良いミーティングには、必ず技術があります。
EOSでは、それを「10点満点ミーティング」と呼び、方法として確立しています。
ミーティングを減らす前提とは？
成長志向の中小企業は、
- 新しいセールスのやり方
- 新しい製造の方法
- 新しいバックオフィスのつくり方
- 新しいソフトの導入
など、社内の仕組みを常に進化させながら、お客様に価値を届けようと日々奮闘しています。素晴らしいことです。
ただ、管理職も含めて社長と一緒に検討していくには、とても時間がかかります。
日中はみんな忙しいので、夕方から夜中までの会議になることもあるでしょう。
ミーティングが増えるほど、時間も労力もかかっていきます。
そこで、ミーティングを減らす方法を考えましょう。
その前提になるのが、次の2つです。
- アカウンタビリティー チャートで「席」を正しく定義すること
- その席に、GWCを満たした人を当てはめること
GWCを満たしていない人がいると、仕事が減ることはありません。
詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
経営者にとって最適な「部署リーダー」を選出するための３つのポイント
「コーチ カール、それはもうやっていますよ」という声が聞こえてきそうですね。
アカウンタビリティー チャートを作り、席を正しく定義し、GWCでしっかり確認もしている。
そうですか。それは素晴らしい。
でも、ミーティング地獄になってしまっている？
では、「どんなミーティングを、どのくらい行うべきか」をお話ししましょう。
ポイント１：年間計画で「1年のゴール」を決める
会社全体の方向性を踏まえ、必要なパフォーマンスを発揮できる会社をつくる。
それが、経営者を含む「経営チーム」の仕事です。
決めた以上は、実現できる組織にしなければなりません。
そのためにEOSでは、まず「年間計画」で1年のゴールを決めます。
「5年後、10年後に理想の会社へ成長するには、1年後にどうあるべきか？」
ここから逆算して考えるわけです。
1年のゴールは、売上や利益のこともあれば、製造会社なら製品数、チェーン店なら出店数のこともあります。
大切なのは、数を絞ることです。
本当に必要なものだけを、3つから7つ挙げましょう。
例えば、
- 新しい注文管理システムを導入する
- 営業チームを作り直す
- プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）を作る
などです。
この段階では、細かい話は必要ありません。
細かい計画は、各担当者が作ります。
ポイント２：四半期ミーティングで「石」を決める
年間計画ができたら、次は「90日の世界」です。
「5年後は？」「10年後は？」と言われても、現場は動けません。
現場が知りたいのは、「今、何をすればいいのか？」ですよね。
だから、社内のどんな計画も、90日ごとに管理します。
そのための場が「四半期ミーティング」です。
四半期ミーティングでは、年間計画をもとに「90日でどこまで進むべきか」を決めます。
そして、その90日で取り組む最優先事項を決めます。
それが「石」です。
事例で考えてみましょう。
1年のゴールが「新しい注文管理システムを導入する」だったとします。
そのために、今期はシステムのベンダーに会って商品を調べ、担当者と交渉する。
それが、この四半期の「石」です。
「関西に営業拠点を置きたい」なら、大阪でお客様のいる場所を調べ、不動産会社の担当者に会い、条件を提示する。
それが「石」になるかもしれません。
これを一つ一つ積み重ねていくと、1年後には、関西に営業拠点ができているわけです。
その結果、経営チームはもちろん、現場の社員にも、やるべきことが明確になります。
誰もが「石」を持っている状態です。
ポイント３：毎週の「10点満点ミーティング」でリズムをつくる
年間計画があって、四半期の石が決まっている。
それだけで、会社はどんどん良くなります。
でも残念ながら、これをやっていない会社が多いのです。
多くの会社は、目の前のお客様でいっぱいいっぱいです。
だから計画的に動けず、結果がついてきません。
その状態で、いくらミーティングを重ねても、状況は変わりません。
大切なのは、リズムです。
四半期ミーティングを効果的にする前提が、毎週の「10点満点ミーティング」です。
経営チームが集まり、1週間単位で会社のパフォーマンスを確認します。
進捗を見て、課題を明確にし、その場で解決していきます。
ルールは、シンプルです。
- 毎週、同じ曜日、同じ時間に行う
- 時間通りに始めて、時間通りに終わる
- 有給をとっている人以外、経営チーム全員が参加する
仕事を理由に欠席することは認めません。
どうしてもやらなければならない仕事は、ミーティングの後にしましょう。
アジェンダも決まっています。
『トラクション』の8章にもまとめられていますが、次のとおりです。
＜10点満点ミーティングのアジェンダ＞
- 切り替え（グッドニュースを共有して頭を切り替える）
- スコアカード
- 石の進捗状況
- 顧客・従業員のニュース
- To Doリスト
- 課題解決トラック（IDS）
- ミーティング終了
時間配分は、「課題解決トラック」以外はすべて5分です。
課題解決トラックが60分で、全体で90分。
この流れで、毎週、会社の状況を確認していきます。
IDSで課題を解決する
会社によっては、課題リストが長くなっているでしょう。
50個以上の課題が並んでいることも、珍しくありません。
どの会社も、たくさんの課題を抱えているからです。
では、どれから着手すればいいのでしょうか？
結論は、会社にとって最もインパクトの大きい課題からです。
経営チームで話し合い、トップ3を選んでください。
例えば、「大口のお客様に、契約を更新したくないと言われた」という課題だったとしましょう。
まずセールスの担当者に話を聞きます。
状況を確認して、本当の課題がどこにあるのかを探ります。
そこで使うのが、「IDS」です。
IDSとは、「Identify（特定する）」「Discuss（議論する）」「Solve（解決する）」の頭文字をとった言葉です。
課題の本当の原因を特定し、議論を重ね、根本から解決する。
そして、そのためのアクションを決めます。
1週間分のアクションアイテムを作り、担当者の名前を書いておきましょう。
それを、翌週の「To Doリスト」で確認します。
2番目、3番目の課題も、同じようにIDSで解決していきます。
トップ3の課題を話し合っているだけで、60分を使い切ることもあります。
残りの50個近い課題は、放っておいていいのでしょうか？
安心してください。大丈夫です。
毎週10点満点ミーティングを続けていれば、課題リストはどんどん減っていきます。
根本の問題が解決されると、連鎖的に、小さな問題も解消されていくからです。
大きな課題は、必ず小さな課題とつながっています。
もし「課題がなかなか減らない」と悩んでいるなら、先ほどの前提を確認してみてください。
- アカウンタビリティー チャートが正しく作られているか
- 「席」が定義されているか
- その席に座っている人が、GWCを満たしているか
原因は、そこにあるかもしれません。
そして、ミーティングの最後には、ミーティング自体を評価します。
評価することで、全員が「10点満点ミーティング」をつくる意識を持てるようになります。
評価のポイントは、
- 全員がきちんと準備してきたか？
- 決められたアジェンダ通りに進められたか？
- 協力して、良い課題解決ができたか？
です。
毎週のミーティングが、四半期をつなぐ
この流れは、四半期ミーティングでも変わりません。
四半期ミーティングの間には、12回の10点満点ミーティングがあります。
毎週、データを見て、分析し、課題を解決する。
次の四半期ミーティングまでに上がってきた課題は、経営チームで解決する。
その積み重ねで、会社はどんどん良くなっていきます。
10点満点ミーティングを実際にやってみよう！
では、さっそく練習してみましょう。
ここでは、レベルごとにアクションを紹介します。
なぜ「年間計画」から始めないのか？
10点満点ミーティングの話をすると、よく聞かれます。
「どうして、年間計画から始めないのですか？」
理由は、簡単です。
「現場を動かす課題解決」ができる経営チームになってほしいからです。
いきなり年間計画から始めると、社長が壮大なゴールを掲げてしまいがちです。
素晴らしいビジョンかもしれませんが、現実的ではありません。
一方、10点満点ミーティングは、「現場がどう動いているか」から始まります。
だから、とても現実的です。
現状から課題を見つけ、解決する。
それを繰り返すことで、少しずつ自信がつき、大きなゴールに向かえるようになります。
だからこそ、毎週コツコツ続けることが大切です。
これは、トレーニングと同じです。
ミーティングの技術を、ぜひ身につけてください。
正しい技術が身につけば、社内のエネルギーは、正しい活動に集中していきます。
だから、どんな会社も、状況が好転していくのです。